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Qual é a primeira impressão que o seu espaço de atendimento passa aos pacientes? Ter uma recepção de consultório médico bem organizada é fundamental para tornar o local acolhedor ao público. Ademais, como esse é um dos primeiros locais onde as pessoas têm contato com o seu trabalho, é fundamental passar uma boa imagem e oferecer um ambiente confortável e satisfatório. Pensando nisso, separamos sete dicas para organizar a recepção de consultório médico de uma maneira prática e funcional. Confira!
Para ter uma recepção bem organizada é preciso, primeiramente, ter um consultório bem estruturado. Portanto, um dos passos primordiais é o mapeamento da rotina de trabalho — o conceito de Lean Healthcare pode ser interessante na realização dessa tarefa. Isso envolve saber qual é a rotina de trabalho semanal adotada pelos profissionais que atendem no consultório, o tempo médio de cada consulta, a média da quantidade de atendimentos realizados por dia, entre outros casos. Uma das principais dicas para organizar a rotina é o uso de uma agenda, seja física, seja digital. A segunda opção, ultimamente, tem sido a mais recomendada, devido ao fato de que tanto a recepcionista quanto o profissional de saúde podem ter acesso fácil à programação do dia ou da semana para o consultório. Ao organizar a agenda do consultório, é possível evitar longas esperas, atrasos ou conflitos de horários, identificar o tempo vago, programar-se melhor para cada atendimento e fazer pausas adequadas, a fim de evitar a sobrecarga e o estresse dos profissionais.
Devido à pandemia da Covid-19, novas medidas de segurança e higiene precisaram ser adotadas. Dentre elas, determinar o uso de máscaras por todos os colaboradores do consultório, assim como solicitar que os pacientes entrem no ambiente com essa proteção é fundamental. Oferecer meios de higienizar as mãos, como o álcool em gel (70%) ou água e sabão acessíveis também é outra medida necessária para evitar a propagação do vírus. Além disso, é importante remanejar a oferta de horários, pois é preciso evitar aglomerações, principalmente em espaços pequenos e fechados. Desse modo, organize a agenda para receber poucos pacientes por dia. Essas medidas de segurança são importantes não apenas para proteger os colaboradores e os pacientes do coronavírus, mas também de outras doenças que podem ser facilmente transmitidas pelo ar.
Os profissionais que trabalham na recepção de um consultório médico também precisam ser devidamente capacitados a oferecer o melhor atendimento possível aos seus pacientes. Sendo assim, instruções para uma comunicação simpática, postura acolhedora, organização de horários, educação e atenção são fundamentais. Por isso, é recomendado fazer treinamentos com os colaboradores e definir um padrão de atendimento para toda a equipe. Ter uma gestão de pessoas adequada no consultório ajuda a reforçar os valores e a filosofia do negócio, fortalecendo a sua marca.
O atendimento humanizado tem sido cada vez mais priorizado pelos pacientes. Afinal, sentir-se acolhido dentro de um consultório médico e confortável para falar sobre os seus sintomas é essencial para conseguir um diagnóstico correto e, consequentemente, um tratamento eficaz. Além disso, aumenta a confiança deles em relação ao profissional de saúde. Por isso, é essencial que os médicos tenham um cuidado especial com cada pessoa. Ser atencioso, olhar nos olhos, tirar todas as dúvidas e garantir o conforto do paciente são algumas ações humanizadas. A ideia é tornar o atendimento cada vez menos mecânico e dar atenção individual para quem procura pelos seus serviços.
Como visto, a recepção é o cartão de visita de um consultório. Desse modo, quanto mais atrativa ela for, maiores serão as chances de conquistar a fidelidade de seus pacientes e fazer com que eles confiem em seus serviços. A decoração do ambiente e a disposição dos móveis são fundamentais. A princípio, pense em uma cor para as paredes que passe tranquilidade, como o azul-claro ou o branco — essas cores também evidenciam a limpeza do local, importante em um espaço que presta serviços de saúde. Depois disso, tente inserir móveis que combinem com o ambiente e que consigam dar a sensação de acolhimento. Ademais, é necessário ter espaço o suficiente para abrigar o fluxo de pessoas — pacientes, acompanhantes e aquelas que estão marcando atendimento, por exemplo.
Atentar às sinalizações de ambiente é outro ponto importante. Isso porque pode ser bem desconfortável para os pacientes se sentirem perdidos e terem que perguntar ao recepcionista onde fica cada local. Portanto, coloque placas ainda na recepção que sinalizem para onde se deslocar até o banheiro, o número da sala de atendimento, o nome do profissional que está atendendo nesse local, entre outras indicações. Para garantir a sinalização adequada, tente se colocar no lugar de uma pessoa que nunca entrou no seu consultório e veja se os indicadores ajudam o indivíduo a se localizar no espaço.
Providenciar meios de fazer com que a visita seja o mais agradável possível deve ser o objetivo para todo gestor de um consultório médico. Desse modo, é necessáriuo oferecer facilidades a fim de realmente gerar satisfação ao paciente, além de um atendimento de qualidade. Pense, por exemplo, em um indivíduo com mobilidade reduzida. O consultório precisa dispor de facilidades para que ele se sinta tão confortável quanto qualquer outra pessoa no local. Dessa maneira, investir em assentos especializados, corrimãos, rampa ou elevador (caso o imóvel tenha degraus ou escadas), banheiro adaptado, entre demais medidas de acessibilidade. Além disso, outros benefícios que podem ser oferecidos são Wi-Fi e estacionamento grátis, balas, água, café e chá na recepção, televisão e revistas para passar o tempo durante a espera. Lembre-se de que gerar uma identificação com o ambiente e sensação de bem-estar no paciente é uma forma de iniciar um bom relacionamento, porque a pessoa percebe que o local foi pensado nos mínimos detalhes para ela se sentir bem. Outra dica imprescindível é garantir a limpeza do espaço. É fundamental que a recepção de consultório médico esteja sempre impecável, com todos os objetos bem organizados. Nunca se esqueça de que o asseio é um ponto muito importante para qualquer instituição de saúde. Como você pôde perceber, organizar a recepção de consultório médico envolve algumas atenções em relação ao atendimento, à higiene e às medidas que proporcionam mais conforto ao paciente. Por isso, não deixe de providenciar todo o necessário para oferecer um atendimento de qualidade. Gostou das dicas? Deseja se preparar ainda mais? Então, inscreva-se agora no curso de extensão em Capacitação em Prontuário Eletrônico!
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